یکی از مشکلاتی که خیلی از سازمانها و شرکتها باهاش مواجه هستن اینه که کلی دستورالعمل و روش اجرایی تولید کردن اما کسی ازشون استفاده نمیکنه و عملا کارها طبق اونها انجام نمیشه! اما واقعا چرا؟
خب راستش نمیشه خیلی کلی نظر نداد و به قول معروف همینجوری ندید اظهار نظر کرد، اما با توجه به چند تا نکته اینجا توضیح میدم به رفع این مشکل کمک کرد.
این واقعا روش اجرایی میخواد؟
یکی از مشکلاتی که خیلی از مواقع وجود داره اینه که ما اومدیم و واسه هر چیزی مستند درست کردیم! توی این مواقع فکر میکنیم که خب داریم کار خوبی انجام میدیم و هرچیزی رو مستند کردیم، اما توی اغلب مواقع تاثیر منفی میزاره، چرا؟ خب وقتیکه دور و بر تیم رو با کلی مستندات به درد نخور پر کرده باشین عملا دیگه کسی براشون ارزشی قائل نمیشه و همه رو کم ارزش در نظر میگیره! این عکس بالا رو نگاه کنید؛ اینرو هفته گذشته توی یکی از هتلهای مسافرت گرفتم (خارج!). نظرتون چیه؟ خنده اتون نمیگره که کسی بیاد برای ریموت کنترل تلویزیون راهنما درست کنه؟؟ اونم این ریموت کنترل کاملا معمولی و ابتدایی! واقعا کسی هست که لازم داشته براش توضیح بدین که کانال رو با کدوم دکمه ها میتونه عوض کنه و یا صدای تلویزیون با کدوم دکمه ها کم و زیاد میشه؟
اگه خودمون هم یکمقداری دور و برمون رو نگاه کنیم احتمالا کلی از اینها میبینیم که براشون وقت گذاشتیم. البته خیلی از مواقع نه به خاطر اینکه به نظرمون مفید بودن بلکه درست کردنشون راحت بوده و میشده ظرف چند روز کلی مستند تولید کرد. اما خب واقعا نه تنها ارزش مثبت ایجاد نمیکنه، بلکه اگه اون وسط چهار تا چیز درست و حسابی هم وجود داشته باشه ارزششون رو از دست میدن؛
این واقعا روش اجرایی نمیخواد؟
دقت کنید که این عنوان با قبلی فرق داره و تکراری نیست!! 😉 اتفاقا این عنوان رو واسه این نوشتم که خیلی از مواقع یکسری مواردی هست که باید مستند شده و استانداردسازی شده باشه اما خبری ازشون نیست. یک مثال خیلی ساده بخوام بزنم که به حوزه فعالیت خودم هم ربط داشته باشه میتونه مکانیزم و پارامترهای اولویت بندی درخواستها وحوادث در بخشهای پشتیبانی فناوری اطلاعات باشه؛ این مورد که بین اعضای تیم پشتیبانی یک مکانیزم مشترک و استاندارد برای اولویت بندی کارها داشته باشیم یک مورد بسیار کلیدی و پراهمیت به حساب میاد که میتونه تاثیر مستقیمی روی حفظ کیفیت خدمات پشتیبانی و همینطور رضایتمندی مشتریهامون داشته باشه اما خب معمولا توی تیمهای پشتیبانی همچین سندی رو توافق و ثبت نکردیم و نتیجه این میشه که اعضای تیم کارها رو بصورت سلیقه ای پیش میبرن و عملا شرایط، خیلی قابل پیش بینی نیست.
این هنوز همینجوریه؟
یکی دیگه از مواردی که باید بهش توجه داشته باشیم تا مستندات و رویه هایی که طراحی کردیم مورد استفاده اعضای تیم و سازمان قرار بگیره اینه که واقعا کاربردی باشن و منظورم اینه که بروز شده و منطبق با آخرین تصمیمات و تغییرات احتمالی باشن! خیلی از مواقع سازمانها یکبار همت میکنن و روالها رو مستند میکنن اما بطور طبیعی و به مرور زمان، پیرو تغییرات و تصمیمات جدیدی که اتفاق میافته از ارزش ساقط میشن؛ وجود این مستندات منسوخ شده دوباره باعث میشه که اطمینان به بقیه مستندات هم کاهش پیدا کنه و خیلی ها با فرض اینکه اینا هم احتمالا دیگه به درد نمیخورن بهشون توجهی نکنن! پس عملا باید برای بروز کردن مستندات و … مکانیزم کارآمدی رو طراحی و برنامه ریزی کرده باشیم.
نتیجه!
به نظرم شاید توجه به همین سه تا دونه عنوان/سئوال میتونه خیلی کمک کنه که شما اگر چه محدود اما چند تا سند و روش اجرایی کارآمد داشته باشین که واقعا هم در سطح سازمان مورد استفاده قرار میگیرن 🙂 واقعا مهم نیست که شما ۲۰۰ تا روش اجرایی داشته باشین یا ۲۰ تا! مهم اینه که اول اومده باشین و کارهای پراهمیت رو سوا کرده باشین و بعد بازم بر اساس اولویت براشون مستند تولید کرده باشین اینرو هم همیشه توی ذهنتون داشته باشین که باید در زمان مستندسازی، ذینفعان ماجرا هم دخیل بوده باشن که اگر نظری دارن بدن و یا اگر نیازه که در رابطه با موردی توجیه بشن از همون اول این اتفاق افتاده باشه نه اینکه خودتون پشت درهای بسته بشینین یکسری سند تولید کنید و حالا توقع داشته باشین که ملت هم از فردا بیان و اجراشون کنن 😀
پ.ن. این نوشته رو در ارتفاع ۲۰-۳۰ هزار پا از سطح دریا برابر با نمیدونم چقدر کیلومتر و سرعتی در حدود ۸۰۰ کیلومتر در ساعت از توی آسمون براتون نوشتم! دیگه من توی این سفر مفهوم بهره وری رو یک تکون جدی دادم 😀 😉
دیدگاه‌ها
مطلبی که توی اون ارتفاع از سطح دریا تهیه کردید بسیار کاربردی بود و البته و ملموس در کسب و کار خودمان !